De prioritization matrix is een kader dat teams visueel inzicht geeft om erachter te komen welke projecten prioriteiten hebben en welke nog uitgesteld kunnen worden.

Introductie prioritization matrix

Een andere naam voor de 2×2 prioritization matrix is de Urgent-Important matrix of de Eisenhower matrix. Deze laatste methode is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower, de Amerikaanse president, hoewel nooit is aangetoond dat hij de methode zelf heeft toegepast.

De 2×2 prioritization matrix helpt bij het kiezen en prioriteren van bijvoorbeeld taken, problemen en projecten. Ook helpt de 2×2 prioritization matrix mensen om hun tijd effectiever in te delen, hierbij is de matrix meer gericht op timemanagement. Deze matrix wordt ook toegepast om taken te rangschikken volgens MoSCoW, een principe dat veel wordt toegepast in de zogenaamde Agile project management.

De prioritization matrix
De 2×2 prioritization matrix

Dit alles wordt gedaan op basis van urgentie en belangrijkheid. Hierbij wordt gekeken, en vervolgens gesorteerd, welke taken minder urgent zijn en welke belangrijke taken zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden.  

De matrix bestaat uit een raster die is opgedeeld in vier kwadranten, met 2×2 vakken. Op de verticale as staat ‘belangrijkheid’ en op de horizontale as ‘urgentie’. De to-do-items worden op het raster ingedeeld op basis van belang en urgentie. Ook kunnen alle taken, problemen en projecten in de grafiek op de juiste plek worden geplaatst.

Hierbij staat kwadrant 1 voor hoog belang en hoge urgentie. Kwadrant 2 voor hoog belang en weinig urgentie. Kwadrant 3 voor weinig belang en hoge urgentie. Kwadrant 4 voor weinig belang en weinig urgentie.

Prioritization Matrix
Een voorbeeld van de prioritization Matrix

Deze kwadranten kunnen ook in het MoSCoW model worden weergeven. Dat staat hier voor het volgende:

  • Must Have (kwadrant 1)
  • Should Have (kwadrant 3)
  • Could Have (kwadrant 2)
  • and Won’t Have (kwadrant 4)

Op deze manier geeft de 2×2 prioritization matrix het team inzicht op welke taak, probleem of project zij zich moeten concentreren en in welke volgorde dat gedaan moet worden.  

Template

Stappen

  • Stap 1: Matrix tekenen

    Gebruik voor deze methode de matrix uit het template, een digitaal papier of een groot vel papier van minimaal A4 formaat. Teken de matrix met de vier kwadranten. Zet op de verticale as ‘belangrijkheid’, op de horizontale as ‘urgentie’ en deel vervolgens de kwadranten in. Kwadrant 1: hoog belang en hoge urgentie. Kwadrant 2: hoog belang en weinig urgentie. Kwadrant 3: weinig belang en hoge urgentie. Kwadrant 4: weinig belang en weinig urgentie.

  • Stap 2: Lijst opstellen

    Maak vervolgens een lijst met alle belangrijke taken, problemen of projecten. Let op: het gaat niet om het zoveel mogelijk verzamelen van taken, maar het uitvoeren ervan.

  • Stap 3: Matrix invullen

    Ga alle belangrijke taken, problemen of projecten per item af, gebruik hiervoor de opgestelde lijst. Sorteer de items op urgentie en belangrijkheid. Welke items zijn minder urgent en welke items zijn belangrijk en moeten zo snel mogelijk uitgevoerd worden? Plaats ze in de bijbehorende kwadrant. Plaats niet meer dan acht items in één kwadrant.

  • Stap 4: Uitvoeren

    Nu alle items overzichtelijk zijn weergegeven kunnen de items uit kwadrant 1 uitgevoerd worden, vervolgens kwadrant 2 en zo verder tot alle taken uit alle kwadranten zijn uitgevoerd. Tip: aan de hand van deze matrix is het ook verstandig om een bijpassende planning te maken.

Benodigdheden

Voordelen & Nadelen

  • Voordeel: de priotorisatiematrix creëert inzicht en overzicht in taken, problemen of projecten.